Phỏng vấn nhóm: Hướng dẫn quy trình Trước - Trong - Sau phỏng vấn

Có rất nhiều hình thức phỏng vấn hiệu quả áp dụng cho từng mục tiêu, từng nhóm đối tượng và từng ngành nghề tuyển dụng. Trong đó, phỏng vấn nhóm là một trong số những hình thức đặc thù, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Phỏng vấn nhóm là gì? Quy trình thực hiện ra sao? Bạn hãy cùng Golden Careers tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé!

1. Tại sao nên áp dụng phỏng vấn nhóm trong tuyển dụng nhân sự?

Phỏng vấn nhóm đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

So với các hình thức phỏng vấn truyền thống, chỉ trao đổi với từng ứng viên một, phỏng vấn nhóm, gộp chung nhiều ứng viên trong một lần phỏng vấn sẽ đem lại cho doanh nghiệp nhiều lợi thế:

• Tiết kiệm thời gian: Nhà tuyển dụng có thể đánh giá nhiều ứng viên cùng lúc, không cần lên lịch để phỏng vấn riêng từng người.
• Tiết kiệm ngân sách: Thời gian được rút ngắn đồng nghĩa với việc các chi phí liên quan cũng được tối ưu.
• Dễ dàng so sánh các ứng viên: Cùng lúc tiếp nhận nhiều ứng viên tạo điều kiện cho nhà tuyển dụng đánh giá một cách khách quan nhất.
• Có thể nhìn thấy ngay những kỹ năng: Bản thân những ứng viên khi tham gia buổi phỏng vấn nhóm cũng tìm cách để chứng tỏ bản thân nổi trội hơn người khác. Đây là lúc để nhà tuyển dụng kiểm tra kỹ năng của họ một cách nhanh chóng, dễ dàng.
• Đảm bảo kết quả phỏng vấn chính xác hơn: Để tổ chức buổi phỏng vấn nhóm, sẽ có nhiều hơn 1 người phỏng vấn. Khi nhiều người cùng quan sát một ứng viên và đưa ra đánh giá thì tính chính xác sẽ cao hơn.
• Có thể tìm ra những nhà lãnh đạo tiềm năng: Trong một nhóm được thiết lập sẵn, nhà tuyển dụng có thể quan sát cách ứng xử của từng ứng viên và đây là cơ hội hay ho để tìm ra những ứng viên có khả năng lãnh đạo.

Nói chung, nếu thực hiện phỏng vấn nhóm, doanh nghiệp vừa tiết kiệm thời gian, chi phí, vừa dễ tìm ra được ứng viên chất lượng, phù hợp nhất với nhu cầu tuyển dụng bên mình.

>>> Xem thêm Top 10 website tuyển dụng uy tín

2. Điều kiện để thực hiện phỏng vấn nhóm 

Không phải ngẫu nhiên doanh nghiệp chọn lựa hình thức phỏng vấn nhóm này. Để tạo nên một buổi phỏng vấn theo nhóm đúng nghĩa, cần phải có những điều kiện:

• Doanh nghiệp cần tuyển nhiều nhân sự cho cùng một vị trí
• Doanh nghiệp đang có một số lượng lớn ứng viên ứng tuyển vào cùng một vị trí
• Doanh nghiệp cần tìm ứng viên có khả năng làm việc nhóm và có kỹ năng quản lý
• Doanh nghiệp cần chọn ra người giỏi nhất trong số những ứng viên không có nhiều kinh nghiệm.

Lưu ý rằng, phỏng vấn nhóm thường được áp dụng phổ biến nhất cho các ngành nghề như:

• Kinh doanh
• Telesale
• Tư vấn viên
• Truyền thông
• Quản lý khách sạn
• Tiếp viên hàng không...

Nói chung, các công ty làm về dịch vụ, thường xuyên phải tương tác với số lượng lớn khách hàng thì sẽ cần tuyển nhiều nhân sự cùng lúc và nên áp dụng phỏng vấn nhóm.

Phỏng vấn nhóm là hình thức đánh giá ứng viên đặc thù

>>> Xem thêm Tuyển dụng việc làm xuất nhập khẩu lương cao

3. Cấu trúc của một buổi phỏng vấn nhóm

Một buổi phỏng vấn nhóm sẽ bao gồm các phần cơ bản như:

• Các ứng viên tự giới thiệu bản thân
• Thảo luận nhóm về một chủ đề nhất định
• Hoạt động nhóm để cùng giải quyết một vấn đề
• Trình bày giải pháp
• Các ứng viên trả lời các câu hỏi cá nhân được đặt ra
• Các ứng viên đặt câu hỏi cho nhà tuyển dụng
• Kết thúc buổi phỏng vấn

4. Quy trình phỏng vấn nhóm: Trước - Trong - Sau phỏng vấn

Để đi sâu vào từng phần trước, trong, sau buổi phỏng vấn, làm rõ hơn quy trình của một buổi phỏng vấn nhóm, bạn đọc hãy theo dõi tiếp phần dưới của bài viết!

4.1. Chuẩn bị trước khi phỏng vấn

Để có một buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ và thành công, nhà tuyển dụng cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng nhất với 6 bước cơ bản như sau:

• Bước 1: Thông báo cho ứng viên: Hãy thông báo cho họ chính xác ngày giờ, thời gian, địa điểm và cách thức phỏng vấn qua email và gọi điện trực tiếp.
• Bước 2: Lên nội dung phỏng vấn: Bạn đặt ra những câu hỏi phù hợp và thiết lập một kế hoạch cho các hoạt động sẽ diễn ra ở buổi phỏng vấn.
• Bước 3: Thiết lập phiếu đánh giá: Trong quá trình phỏng vấn, thông qua các hoạt động, bạn cần có một thang điểm đánh giá khách quan và chính xác đối với từng ứng viên.
• Bước 4: Phân công rõ vai trò cho từng ứng viên: Vì là phỏng vấn nhóm nên bạn cần chia nhiệm vụ rõ ràng cho từng người trong từng hoạt động.
• Bước 5: Chuẩn bị không gian phỏng vấn: Đảm bảo địa điểm phỏng vấn có diện tích đủ lớn, đầy đủ bàn, ghế cho số lượng ứng viên.
• Bước 6: Chuẩn bị tài liệu và dụng cụ cần thiết: Các thiết bị cần dùng trong phỏng vấn như bút, giấy, thẻ tên, câu hỏi phỏng vấn,... cần được chuẩn bị từ trước.

Lưu ý: Nếu buổi phỏng vấn diễn ra nhiều giờ, bạn đừng quên chuẩn bị thêm cả thức uống và đồ ăn nhẹ cho ứng viên nhé!

Các bước thực hiện phỏng vấn nhóm

>>> Xem thêm Việc làm xuất nhập khẩu TPHCM cho mọi người

4.2. Trong buổi phỏng vấn

Tiếp đến, trong quá trình phỏng vấn, bạn có thể thực hiện theo cấu trúc của một buổi phỏng vấn nhóm đã được đề cập ở trên, cũng theo 6 bước cơ bản là:

• Bước 1: Giới thiệu: Đầu tiên, bạn tự giới thiệu về bản thân và doanh nghiệp mình, về vị trí tuyển dụng.
• Bước 2: Mời các ứng viên tự giới thiệu: Tiếp đến, bạn mời các ứng viên thay phiên nhau tự giới thiệu về bản thân. Để tạo sự thoải mái, bạn có thể đưa ra một số hướng dẫn cụ thể.
• Bước 3: Đưa ra chỉ dẫn rõ ràng cho từng hoạt động:  Bạn hãy giải thích về hình thức phỏng vấn nhóm cũng như các hoạt động mà ứng viên cần tham gia trong buổi phỏng vấn. Sau đó, tiến hành từng hoạt động một và theo dõi tiến độ theo kế hoạch.
• Bước 4: Luôn quan sát ứng viên cẩn thận: Trong từng hoạt động, bạn hãy quan sát cẩn thận từng ứng viên một và đưa ra đánh giá khách quan.
• Bước 5: Ghi chép lại: Đừng quên lưu lại các đánh giá đó vào thang điểm hay biểu mẫu đã thiết lập sẵn. Đặc biệt là trong các hoạt động cần sự tương tác của nhiều ứng viên cùng lúc, có thể bạn sẽ bỏ lỡ nhiều câu trả lời và hành vi thú vị của ứng viên.
• Bước 6: Kết thúc buổi phỏng vấn: Sau khi hoàn thành hết các khâu trong buổi phỏng vấn, hãy kết thúc bằng vài lời phát biểu và cung cấp thời gian dự kiến có kết quả phỏng vấn để ứng viên yên tâm.

>>> Tuyển dụng việc làm xuất nhập khẩu tại Hà Nội

4.3. Các việc cần làm sau phỏng vấn

Sau khi kết thúc buổi phỏng vấn và mời các ứng viên ra về, đây là thời gian để nhà tuyển dụng kiểm tra, đánh giá lại những bảng điểm, ghi chép của mình để chọn ra được ứng viên phù hợp nhất.

• Bước 1: Phân loại ra các ghi chú và các thang điểm: So sánh các biểu điểm và các yếu tố đánh giá để xem ứng viên nào nổi trội rõ rệt nhất.
• Bước 2: Tổ chức một buổi phỏng vấn riêng nếu cần thiết: Nếu bạn đã chọn ra một ứng viên sáng giá rồi thì không cần phải qua bước này. Nhưng nếu có vài ứng viên tiềm năng và bạn không thể đưa ra sự lựa chọn thì hãy hẹn họ đến vào một buổi riêng để trao đổi và đánh giá tổng quát.
• Bước 3: Thông báo kết quả: Thông qua tổng thể quy trình phỏng vấn nhóm, hãy đảm bảo thông báo kết quả đến tất cả ứng viên, kể cả những ứng viên không được lựa chọn để thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Hy vọng rằng với những hướng dẫn phỏng vấn nhóm trên đây, nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng tổ chức được một buổi phỏng vấn chuyên nghiệp, nhanh chóng tìm ra nhân sự phù hợp nhất, đáp ứng được yêu cầu công việc bên mình. Bạn đừng quên truy cập vào chuyên mục Cẩm nang Tuyển dụng của Golden Careers thường xuyên để cập nhật những kiến thức tuyển dụng mới nhất nhé!