Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Các văn bản cần có trong chứng từ XNK

Bộ chứng từ dùng trong xuất nhập khẩu bao gồm nhiều loại hóa đơn, giấy tờ và tài liệu cần phải xuất trình cho cơ quan chức năng khi thông quan hàng hóa. Cụ thể chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Những giấy tờ nào là bắt buộc và những loại nào thì không? Bạn đọc hãy tìm hiểu ngay qua bài viết sau!

1. Phân loại các bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Các nhóm chứng từ xuất nhập khẩu cần có

Để xuất hoặc nhập một mặt hàng nhất định, hai bên bán và mua hàng cần chuẩn bị một bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ. Có 5 loại chứng từ cần có là:

• Chứng từ hàng hóa
• Chứng từ vận tải
• Chứng từ bảo hiểm
• Chứng từ kho hàng
• Chứng từ hải quan

Thông thường, bạn sẽ chỉ cần quan tâm đến hai loại chứng từ là hàng hóa và vận tải. Tuy nhiên, trong bài viết này, Golden Careers sẽ cung cấp hết các loại văn bản cần chuẩn bị cho mọi nhóm chứng từ, giúp cho các bạn có định hướng làm ngành XNK sau này có được kiến thức nền tảng quan trọng.

2. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Sau đây, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin của toàn bộ những chứng từ cần có khi tham gia hoạt động xuất nhập khẩu. Mỗi một loại chứng từ sẽ bao gồm các loại văn bản khác nhau.

2.1. Chứng từ hàng hóa

Một bộ chứng từ hàng hóa trong xuất nhập khẩu bao gồm:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Yêu cầu thanh toán của người bán dành cho người mua, cung cấp thông tin về đặc điểm hàng hóa, giá trị, thương thức thanh toán, phương thức chở hàng.
• Bảng kê chi tiết (Specification): Chi tiết về hàng hóa có trong lô hàng, giúp người kiểm kê hàng hóa dễ dàng hơn.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Ghi tên người bán, trọng lượng của lô hàng.
• Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of quality): Xác nhận tính chất của hàng hóa phù hợp với các điều khoản ghi rõ trên hợp đồng.
• Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of quantity): Xác nhận số lượng hàng hóa được giao.

2.2. Chứng từ vận tải

Chứng từ vận tải và hàng hóa là hai nhóm thiết yếu

Đối với chứng từ vận tại, cần phải chuẩn bị đúng theo phương thức vận chuyển:

• Vận chuyển đường biển: Cần có vận đơn đường biển, biên lai thuyền phó, biên lai của cảng, giấy gửi hàng đường biển, sơ đồ xếp hàng, bản kê sự kiện, bản tính thưởng phạt bốc dỡ,...
• Vận chuyển đường sắt: Cần có vận đơn đường sắt.
• Vận chuyển hàng không: Cần có vận đơn hàng không.

2.3. Chứng từ bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm trong xuất nhập khẩu bao gồm hai văn bản chính:

• Đơn bảo hiểm (Insurance Policy): Thông báo điều khoản chủ yếu của hợp đồng, quy định rõ trách nhiệm của người bảo hiểm và người được bảo hiểm, thể hiện rõ thông tin tên hàng, số lượng, ký hiệu, phương tiện chở hàng và cách tính phí bảo hiểm.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate): Chứng từ do người bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm xác nhận hàng hóa đã được mua bảo hiểm theo hợp đồng.

2.4. Chứng từ kho hàng

Để xuất hoặc nhập hàng hóa, các bên cần phải chuẩn bị các chứng từ nhập hoặc xuất kho và thực hiện các thủ tục nhập kho. 

• Chứng từ xuất kho: Do bên bán chuẩn bị, cung cấp thông tin về hàng hóa như nguyên liệu, số lượng, tính chất,...
• Chứng từ nhập kho: Do bên mua chuẩn bị, cũng cung cấp thông tin về hàng hóa như nguyên liệu, số lượng, tính chất,...

2.5. Chứng từ hải quan

Thủ tục tại cổng hải quan trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa

Để xuất nhập khẩu hàng hóa qua cổng hải quan, cần phải thực hiện các thủ tục hải quan với bộ hồ sơ đầy đủ:

• Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai: Kê khai đầy đủ và chi tiết thông tin về lô hàng và người xuất khẩu như tên, mã bưu chính, địa chỉ, số điện thoại,...
• Các chứng từ liên quan: Như hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, chứng từ vận tải, chứng từ xuất xứ, giấy phép,...

Trong mỗi trường hợp, đối với từng mặt hàng xuất nhập khẩu cũng như hình thức xuất nhập khẩu, các loại giấy tờ, chứng từ sẽ có sự thay đổi cho phù hợp. Không phải lúc nào cũng cần chuẩn bị tất cả các loại giấy tờ trên, nhưng cũng có lúc phải hoàn thiện đủ bộ hồ sơ.

3. Những văn bản bắt buộc phải có trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Ngoại trừ các văn bản không cần thiết, có thể linh hoạt bổ sung hay không, những loại văn bản này thì bắt buộc phải có mặt trong mọi bộ chứng từ:

• Chứng từ thương mại: Bao gồm vận đơn, hợp đồng thương mại, phiếu đóng gói hàng hóa, Invoice, giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ,...
• Chứng từ tài chính: Bao gồm hối phiếu, kỳ phiếu, séc,... nhằm mục đích cam kết việc trả tiền.

Tóm lại, bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Bài viết trên đây của Golden Careers đã cung cấp đầy đủ thông tin nền tảng nhất, giúp ích cho việc học tập và công việc sau này của bạn. Nếu như bạn muốn tìm hiểu thêm nhiều kiến thức khác về xuất nhập khẩu, đừng quên truy cập vào mục cẩm nang của website Golden Careers mỗi ngày nhé! Và đừng quên tìm kiếm việc làm tại website tuyển dụng của chúng tôi để mau chóng trở thành nhân sự của ngành XNK nhé!