Hành trang của một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu.

Logistics một khối ngành mới xuất hiện gần đây nhưng đã và đang tạo sức hút và vị thế lớn trên thị trường lao động.

Nhu cầu mua sắm tăng cao cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và thương mại điện tử, khối ngành này như hổ mọc thêm cánh những năm gần đây. 
Hiểu một cách đơn giản, logistics là khâu trung gian để đưa hàng hóa từ cơ sở sản xuất đến tay người tiêu dùng. Trong đó, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Document staff) là một vị trí làm việc với các loại chứng từ, văn bản có liên quan đến xuất – nhập hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp.

Để trở thành nhân viên chứng từ XNK cần vượt qua những gì?

Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng hiện được đánh giá là ngành học giàu tiềm năng với môi trường làm việc năng động, đa dạng nên điểm đầu vào của khối ngành này thường cao và tuyển chọn khá gắt gao, thậm chí có trường lên tới 28 điểm, những năm gần đây cao không thua kém những ngành khó như ngành Y.

Theo học ngành Logistics và quản lý chuỗi cung ứng, sinh viên được trang bị kiến thức cơ bản và chuyên sâu về chuỗi cung ứng, hệ thống phân phối, giao nhận vận tải, quản trị chiến lược, xây dựng – quản lý hệ thống kho bãi và điểm kết nối kho bãi, các phương thức vận tải như đường bộ, đường sắt, đường biển; kiến thức bổ trợ về marketing quốc tế, tài chính – kế toán trong vận tải đa phương thức.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Document staff) là một vị trí khá phổ biến trong lĩnh vực logistics. Vị trí này sẽ thường xuyên phải làm việc với các loại chứng từ, văn bản có liên quan đến xuất – nhập hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp.

Thông thường, vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu thường có nhiều mảng như sau:

- Chứng từ hàng sea xuất/nhập

- Chứng từ khai báo, thủ tục hải quan

- Chứng từ hàng air xuất/nhập

- Chứng từ thanh toán quốc tế

- Chứng từ cước – logistics

Ngoài ra, ở một số công ty, vị trí này cũng có tên gọi khác là nhân viên mua hàng (Purchasing Staff). Đây cũng là vị trí được nhiều công ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu tuyển dụng.

Dưới đây là một số nghiệp vụ mà một nhân viên chứng từ XNK cần học và thành thạo:

- Thực hiện chuẩn bị các chứng từ hoặc hồ sơ có liên quan đến hàng hóa.

- Làm chứng từ hỗ trợ cho khách hàng, các đối tác, đơn vị cung cấp, vận chuyển khi cần thiết.

- Liên hệ với các nhà cung cấp, hãng tàu, khách hàng để sắp xếp lịch vận chuyển và theo dõi tiến độ công việc.

- Soạn thảo các loại hợp đồng như hợp đồng kho bãi, hợp đồng thuê container, các loại hóa đơn thương mại, Packing list, PO, D/O,..

- Thực hiện làm các House Bill, Texlex Release khi cần thiết.

- Kiểm soát các loại chi phí như phí vận chuyển container, phí vệ sinh, phí DEM/DET,…

- Thực hiện các thanh toán quốc tế, chuẩn bị các chứng từ liên quan đến thanh toán quốc tế.

- Quản lý, phân loại, lưu trữ các chứng từ.

Những kỹ năng mà một nhân viên chứng từ XNK cần có:

- Kiến thức chuyên môn: ngoại thương, ngoại ngữ, hải quan, kinh tế, pháp luật…

- Kỹ năng đàm phán

- Kỹ năng tin học thành thạo

- Kỹ năng giao tiếp: phải làm việc với nhiều bên liên quan như vận tải, nhà cung cấp, hải quan,…

Nhân viên chứng từ XNK là một công việc khó và đòi hỏi chuyên môn cao. Tuy nhiên, với sự nỗ lực và chăm chỉ, bạn chắc chắn sẽ gặt hái được thành công cho dù bạn lựa chọn nghề nghiệp nào. Nếu bạn có hứng thú với vị trí nhân viên chứng từ XNK, hãy tìm kiếm cơ hội việc làm tại Goldencareers.vn ngay hôm nay.