10 nguyên tắc sử dụng email một cách chuyên nghiệp

1.Tiêu đề email đầy đủ, rõ ràng, bao quát nội dung của mail

Tiêu đề là dòng chữ đầu tiên mà người gửi có thể đọc được và là nội dung để người đọc phân biệt với những mail khác, vì vậy tiêu để của mail rất quan trong.“Mọi người thường quyết định mở hay không một email dựa trên tiêu đề của bức thư. Vì thế bạn hãy chọn một tiêu đề liên quan đến mối bận tâm hoặc vấn đề kinh doanh hiện tại của người nhận”, tác giả Patcher chia sẻ. Rõ ràng với một tiêu đề nêu rõ mục đích gắn liền với mối quan tâm người nhận luôn đạt được thành công cao hơn trong giao tiếp qua email. Bạn hãy tránh những trường hợp không có tiêu đề hay tiêu đề lan man.

2. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp

Việc tạo một địa chỉ email cũng rất quan trọng, giúp tạo ấn tượng ban đầu và người nhận biết được người gửi là ai một cách rõ ràng hơn. Nếu đang làm việc cho một công ty hay tổ chứ, bạn hãy sử dụng địa chỉ email ở đó, với 3 lưu ý sau:
- Nên sử dụng mail có tên miền chuyên nghệp đánh dấu riêng của bạn, Vd như tên công ty hoặc chức vụ
- Nên sử dụng tên thật, tránh dùng những nichname, hoặc những từ ngữ trẻ con
- Tạo chữ kỹ mail một cách chuyên nghiệp

3.  Dùng lời chào một cách chuyên nghiệp

Những câu chào kiểu văn phong lịch sự như: Kính gởi ông/bà, Xin chào, Xin chân thành cảm ơn, Chúc ông/bà một ngày tốt lành,… luôn được ưu tiên sử dụng khi giao thiệp với khách hàng, đối tác của mình. Đừng mở đầu email bằng những lời chào kiểu “xả xuồng”, quá thân thiện như văn nói kiểu như: Hi, hello,v.v đối với những người nước ngoài thì việc chào hỏi " Dear" . Hãy để ý đối tượng nhận mail để có việc xưng hô phù hợp nhất.

4. Hài hước không đúng chỗ

Sự hài hước có thể mất đi khi không có sự nhấn nhá trong giọng nói hay minh họa bởi cử chỉ. Vì thế trong giao tiếp email một cách chuyên nghiệp, bạn nên gạt bỏ yếu tố gây cười ra một bên trừ khi bạn hiểu rõ được người nhận. Đôi khi bạn cho rằng một vài câu viết gây cười với mình nhưng điều đó chưa chắc đúng với người khác. Từ đó sẽ làm mất sự nghiêm túc trong email

5. Hãy trả lời email dù đó chỉ là gửi nhầm cho bạn

Ngày nay thật khó để có thể trả lời hết email gửi tới cho bạn nhưng bạn nên cố gắng làm điều đó. Ngay cả trong trường hợp email đó bị gửi nhầm cho bạn, đặc biệt khi người gửi mong chờ nhận được hồi âm sớm. Một câu trả lời lại không hề quá to tát nhưng nó thể hiện một phong cách xã giao qua email rất tốt, đặc biệt khi người gửi lại làm việc chung công ty hay cùng lĩnh vực với bạn.

6. Tránh các lỗi chính tả

Lỗi chính tả luôn là yếu tố hàng đầu làm mất đi tính chuyên nghiệp và sự đầu tư nghiêm túc trong mối giao thiệp của bạn với người nhận. Vì thế đừng tin tưởng vào những trình soát lỗi có sẵn, hãy đọc và đọc lại email của bạn một vài lần trước khi gửi nó đi.Việc viết đúng chính tả, form là điều mà bạn đang thể hiện sự tôn trong đối phương

7. Kiểm tra đúng địa chỉ mail người nhận

Để tránh trường hợp gửi nhầm địa chỉ không mong muốn, đặc biệt khi nội dung bức thư thuộc dạng tuyệt mật thì bạn nên kiểm tra lại địa chỉ của người nhận email một cách kỹ lưỡng trước khi nhấn nút gửi. Một tin vui nho nhỏ là nếu bạn đang sử dụng Gmail của Google thì có thể hoàn tác email gửi đi trong trường hợp gửi nhầm. 

8. Hãy sử dụng phông chữ mặc định khi soạn thảo email

Một nguyên tắc quan trọng trong email đó là nội dung thư của bạn phải được người khác đọc nó một cách dễ dàng. Vì thế để an toàn và đơn giản nhất, hãy sử dụng các phông chữ phổ biến như Arial, Times New Roman, Calibri với kích cỡ chữ từ 10 đến 12 và màu đen vẫn là lựa chọn tối ưu khi soạn thảo email.

9. Hạn chế sử dụng từ ngữ gây hiểu lầm

Cũng giống như việc trêu đùa, khi sử dụng các thán từ để bộc lộ cảm xúc của bạn có thể gây ra hiểu nhầm hoặc làm mất đi tính thân thiện của nội dung mà bạn muốn truyền tải đến với người nhận email. Vì thế để tránh trường hợp này, bạn hãy dành thời gian đọc lại email của mình, nếu nó phải khiến bạn cau có thì chắc rằng người nhận cũng chẳng nằm ngoài cảm nhận tương tự.Để đạt hiệu quả cao nhất, bạn nên tránh sử dụng những từ tiêu cực như thất bại, tệ hại, vô dụng,… mà hãy thường xuyên sử dụng những từ như: làm ơn, cảm ơn,…

10. Không gì là bí mật, vì thế hãy viết những gì cần viết

 Giám đốc CIA David Petraeus đã từng nói: “Mọi thư điện tử đều để lại dấu vết” và một sự thật là người ta sẽ thấy hết những gì bạn viết. Vì thế bạn đừng viết những gì mà không muốn người khác biết, cũng đừng viết những gì có thể gây ảnh hưởng tới bạn hoặc làm tổn thương người khác. Sau cùng, email rất dễ để chuyển tiếp và phát tán đi vì thế tốt nhất là nên phòng ngừa hơn là nói lời xin lỗi.