Hướng dẫn lập bảng kế hoạch công việc chi tiết - Tăng năng suất làm việc nhanh

Cách làm việc nhanh và năng suất nhất là lập bảng kế hoạch công việc, giúp bạn không bị ngập đầu với lượng công việc “khổng lồ”. Vậy làm thế nào để lên kế hoạch chi tiết, khoa học mang lại hiệu quả như mong muốn? Chúng tôi đã tổng hợp cụ thể bài viết dưới đây.

1.Nguyên tắc quản lý thời gian khi lập bảng kế hoạch công việc

Nguyên tắc chính là chìa khóa lớn nhất giúp bạn mở ra cánh cửa của thành công. Bất kể phương diện nào đều phải có bí quyết, kể  cả trong công việc, không phải đợi gặp khó khăn mới tìm hướng quyết. 

Công việc có hoàn thành theo đúng kế hoạch diễn ra hay không, thời gian là yếu tố quyết định đến 40%. 

Áp dụng nguyên tắc 5-1-5 để phân bổ thời gian hợp lý.

Nguyên tắc 5 phút đồng hồ

Nên dành thời gian phút mỗi ngày để viết hết công việc cần làm trong ngày. Sau đó quyết định chính xác đầu việc quan trọng để ưu tiên đưa lên đầu.

Nguyên tắc 1 phút mỗi giờ

Nguyên tắc này đánh giá sự tập trung, thường chúng ta chỉ tập trung làm việc trong khoảng 1h đồng hồ. Và dễ bị phân tâm khi làm việc riêng. Vì vậy, để không mất gian quá nhiều các bạn đặt báo thức cho từng giờ khi thời gian công việc sắp kết thúc.

Quản lý thời gian giúp việc sắp xếp kế hoạch công việc sát thực tế nhất

Việc đặt báo thức thúc đẩy tâm trí làm việc của bạn đẩy lên mức độ cao nhất. Sau mỗi lần chuông reo hãy nhìn lại bản kế hoạch và tiến trình công việc của mình để nhìn lại, suốt 1h đồng hồ bạn đã làm được những gì, thực sự hiệu quả chưa. Đó là cách quản lý, theo dõi công việc.

Nguyên tắc 5 phút kết thúc công việc

Giống như 5’ để liệt kê đầu công việc cần làm, thì bạn hãy dành ra 5’ kết thúc ngày làm việc của mình. Và đánh giá toàn bộ công việc đã làm liệu đã hoàn thành theo đúng kế hoạch chưa. Có như vậy, việc điều chỉnh phân bổ thời gian sẽ hợp lý, ra về công ty với tâm trạng thoải mái, không vướng bận “ngập đầu” về công việc.

2. Cách lập bảng công việc chi tiết theo ngày/tuần/tháng

Giữ thói quen lên lịch làm việc mỗi ngày giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, làm được nhiều việc hơn. Việc này sẽ cần chút thời gian để làm quen và kết quả bạn nhận được hoàn toàn bất ngờ không những kiểm soát được công việc mà giảm bớt căng thẳng. 

2.1. Bảng kế hoạch công việc theo ngày 

2.1.1. Chuẩn bị cuốn lịch hoặc sổ tay

Cuốn lịch nhỏ để bàn hoặc sổ tay giúp bạn điều chỉnh công việc thông qua việc ghi chép những đầu việc sẽ làm trong ngày. Nội dung của từng công việc phải chia theo từng khung giờ nhất định để làm mục tiêu hoàn thành.

Sau khi đã lên các đầu công việc cần làm, bạn nên phân loại mức độ ưu tiên, việc quan trọng làm trước. Có thể đánh dấu bằng màu để hoặc đánh số để phân biệt từng nhiệm vụ cần làm.

Việc sắp xếp giúp bạn kiểm soát mức độ công việc, tiết kiệm thời gian tập trung nguồn lực cho những việc quan trọng

2.1.2. Đặt kỳ hạn cho từng nhiệm vụ

Hãy ghi ra thời gian dự kiến hoàn thành công việc, tính toán cẩn thận để chia thời gian hợp lý đủ hoàn thiện mỗi nhiệm vụ. Trường hợp lịch trình làm việc quá dày rất dễ rơi vào tình trạng căng thẳng. 

Cân nhắc đặt kỳ hạn cho từng nhiệm vụ khi sắp xếp kỳ kế hoạch công việc

Vậy nên, hãy cân nhắc thật kỹ xem ngày hôm đó có thể hoàn thành tới mức nào để đặt ra đầu việc hợp lý

2.1.3. Thêm thời gian nghỉ vào lịch làm việc

Thường mọi người thường tính toán thời gian hoàn thiện nhiệm vụ mà quên không đưa thời gian nghỉ vào trong lịch trình. Do đó, cần tính thời gian được dùng, bao gồm cả việc chuẩn bị thực hiện công việc và thu gọn sau khi hoàn thiện. Việc này sẽ giúp cho bạn có thể tính toán chính xác hơn về thời gian để sắp xếp lịch làm việc

2.2. Bảng kế hoạch công việc tuần 

Bảng kế hoạch công việc theo tuần không khác gì theo ngày, đều phải lập kế hoạch cụ thể chi tiết cho từng ngày làm việc. Chi tiết cụ thể công việc đã có trong lịch làm việc theo ngày. Bản công việc theo tuần chính là bản chi tiết tổng hợp các đầu công việc cần làm trong tuần.

Lịch làm việc tuần chính là thói quen phác thảo công việc trong khoảng thời gian ngắn nhưng cũng không quá dài, đủ để hình dung bạn cần làm gì trong khoảng thời gian đó.

2.2.1.  Vạch ra khoảng thời gian trống

Ai cũng muốn dành nhiều thời gian cho công việc quan trọng, nhưng ngoài những công việc đó, còn nhiều việc nhỏ liên quan cần giải quyết. Vì vậy những khoảng thời gian trống hãy lấp đầy các công việc nhỏ, đi cùng với đó sắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng nhiệm vụ.

2.2.2. Thiết lập deadline tương ứng

Việc thiết lập deadline hoàn thành rất quan trọng, nên cân nhắc tính toán phân bổ thời hợp lý theo mức độ quan trọng. Deadline càng bám sát thời gian thực tế mức độ hoàn thành công việc càng nhanh. Vì vậy nên tính cả thời gian dự trữ cho mỗi nhiệm vụ việc làm.

Thiết lập deadline tương ứng phân bổ thời gian hợp lý

Tránh việc tận dụng quỹ thời gian cá nhân ngoài giờ làm việc xử lý nốt công việc, khiến bạn luôn quay cuồng với đống công việc mãi không xong. Nên cố gắng hoàn thiện công việc theo kế hoạch đã đề ra thì tốc độ làm việc của bạn càng đẩy nhanh bấy nhiêu.

2.2.3. Tập trung tối đa vào công việc

Nên sắp công việc theo thứ tự ưu tiên và phân bổ thời gian theo mức độ quan trọng của từng công việc. Làm việc theo nguyên tắc ưu tiên mục lớn, đẩy những việc nhỏ lùi về sau, thực hiện sau cùng.

2.2.4. Linh hoạt thực hiện kế hoạch

Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh hoặc thay đổi kế hoạch nên đẩy xuống vào cuối tuần xử lý. Nhiệm vụ thực tế luôn luôn có sự thay đổi nhẹ so với kế hoạch, chưa kể đến việc kinh nghiệm xử lý vấn đề phát sinh của bạn.

Vì vậy chúng ta luôn phải linh hoạt sắp xếp mọi thứ nhanh chóng, đơn giản không ảnh hưởng tới trật tự việc làm đã được tính toán trước đó.

2.2.5. Kiểm tra việc thực hiện

Sau khi hoàn thành công việc theo nên kiểm tra mức độ hoàn thành công việc, thời hạn xong việc có đúng như kế hoạch không. Từ đó, điều chỉnh lại thời gian và deadline hoàn thành cho hợp lý.

2.3. Bảng kế hoạch công việc theo tháng

Lập kế hoạch theo tháng đòi hỏi bạn có khả năng phân tích tổng hợp vấn đề một cách bao quát hơn. Trong bảng cần nêu rõ từng nhóm công việc cần phải giải quyết, tình trạng công việc. 

Để lập được bảng kế hoạch công việc theo tháng hiệu quả cần xác định được điều gì quan trọng cũng như thời điểm hiện tại. Và sử dụng ma trận thời gian khi lập kế hoạch để đánh giá cho mức độ hoàn thành công việc. Cách làm rất đơn giản

• Liệt kê toàn bộ công việc hoạch định
• Phân loại công việc theo nhóm 
• Sắp xếp việc làm theo thứ tự ưu tiên
• Phân chia thời gian hợp lý

Lưu ý:  Nên đưa thời gian công việc hoàn thành và kết thúc, để người thực hiện biết được cần phải làm gì trong khoảng thời gian nào và đưa ra phương hướng phù hợp. Chìa khóa thành công cho ma trận thời gian chính là tính kỷ luật, thái độ kiên quyết xử lý từng công việc theo đúng trình tự ưu tiên.

3. Mẫu kế hoạch công việc ngày, tuần, tháng

3.1. Mẫu kế hoạch công việc ngày

3.2. Mẫu kế hoạch công việc tuần

3.3. Mẫu kế hoạch công việc tháng

4. Lưu ý khi lập bảng kế hoạch công việc

Để có lập hoàn thành tốt các công việc trong kế hoạch mà không hề bỏ sót bất cứ công việc nào thì kế hoạch phải cụ thể. Do đó cần lưu ý những điều sau. 

Kế hoạch công việc cần rõ ràng và có tính khả thi cao. Công việc đều phải phân ra một cách chi tiết và rõ ràng phù hợp với khả năng người nhận đảm nhiệm việc làm đó. 

Không ôm dồn nhiều việc trong cùng một thời gian, và sắp xếp chung theo một khung giờ việc này dẫn đến sai sót nhầm lẫn không đạt hiệu quả cao như mong muốn. Vì trong bản kế hoạch có rất nhiều người làm, do đó làm việc đến đâu theo dõi đến đó để biết được mình nên làm gì và giải quyết như thế nào.

Qua bài viết trên, các bạn sẽ biết cách lập kế hoạch công việc khoa học và cụ thể, tăng năng suất công việc đem lại hiệu quả cao hơn.