Việc làm trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì?

Là nhân viên làm việc trong ngành xuất nhập khẩu, đã bao giờ bạn tự hỏi công việc cụ thể của trưởng phòng xuất nhập khẩu là làm gì. Nhiệm vụ và trách nhiệm có gì khác so với vị trí nhân viên. Để hiểu rõ chi tiết nhất công việc trưởng phòng. Đừng bỏ qua bài viết này, sẽ giúp ích cho bạn nếu bạn đang làm việc trong ngành này.

1. Khái niệm trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì?

Trưởng phòng xuất nhập khẩu tiếng Anh là Import-Export Manager, người đứng đầu trong phòng ban xuất nhập khẩu. Công việc của họ chịu trách nhiệm quản lý và điều hành hoạt động chung của công ty.

Ngoài việc quản lý và điều hành công việc, cho các thành viên trong phòng ban. Họ còn đảm nhiệm giám sát mua bán và theo dõi quá trình vận chuyển của hàng hóa. Phải đảm bảo tiến độ hàng hóa theo đúng quy định của chuỗi cung ứng.

Trưởng phòng xuất nhập khẩu là gì?

2. Chức năng và nhiệm vụ chính trưởng phòng xuất nhập khẩu

Trưởng phòng xuất nhập khẩu, luôn đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau trong hoạt động chuỗi cung ứng, giúp hoạt động của công ty ngày càng phát triển.

2.1 Giám sát, điều hành hoạt động phòng ban xuất nhập khẩu

Giám sát và điều hành là trong những nhiệm vụ cốt lõi của trưởng phòng. Công việc của họ lên kế hoạch và phân phối việc làm cho các thành viên trong bộ phận xuất nhập khẩu. Đôn đúc, thúc đẩy nhân viên hoàn thành mục tiêu công việc đã để ra.

Bên cạnh đó, họ sẽ lên kế hoạch công việc và quản lý hồ sơ đơn hàng xuất nhập khẩu. Trưởng phòng cũng là người phối hợp với các bộ phận phòng ban liên quan, để đảm bảo tiến độ giao nhận hàng hóa. Cụ thể các nhiệm vụ đó thể hiện qua mô tả chi tiết như sau.

• Lên kế hoạch và xác định mục tiêu chính sách của bộ phận xuất nhập khẩu.
• Đàm phán hoặc phê duyệt hợp đồng thương mại.
•   Phân tích báo cáo tài chính, doanh thu bán hàng đưa ra giải pháp thúc đẩy năng suất công việc.
• Đề xuất ý kiến lên ban lãnh đạo về hoạt động chung của công ty. Cùng với bộ phận phòng ban khác.

2.2. Quản lý, phân phối hàng hóa

Những người làm việc tại vị trí này, sẽ lên quy trình mua hàng và giao nhận hàng. Họ sẽ tham gia các hoạt động về giao dịch và đàm phán ký kết hợp đồng với đối tác, các đơn vị sản xuất. Và trực tiếp hoàn tất các thủ tục hồ sơ chứng từ xuất nhập khẩu, luôn phải kiểm tra, đối chiếu hồ sơ đơn hàng.

Các thủ tục hồ sơ trưởng phòng cần làm như hợp đồng giao dịch mua bán, các loại chứng từ, thủ tục thanh toán. Và phối hợp với bộ phận kế toán mở  L/C, làm các thủ tục bảo lãnh ngân hàng.

Việc làm trưởng phòng xuất nhập khẩu quản lý, phân phối hàng hóa

 2.3. Mở rộng các mối quan hệ

Trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ xây dựng phương án, liên lạc hợp tác với các nhà cung cấp mới. Tạo dựng mối quan hệ tốt với đơn vị cung cấp cũ. Lên kế hoạch tìm kiếm khách hàng mới, phát triển thị trường xuất nhập khẩu theo đề xuất của công ty.

Việc xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ, phát hiện được khách hàng tiềm năng. Còn đối với các đơn vị vận chuyển, không những tìm được đơn vị cung cấp uy tín chất lượng, mà còn được mức giá ưu đãi.

3. Các công việc của trưởng phòng xuất nhập khẩu

Công việc của trưởng phòng sẽ tùy thuộc vào quy mô của công ty. Chẳng hạn như khi làm việc tại công ty lớn, thường họ sẽ tập trung chính vào việc xây dựng chiến lược và chính sách cho cấp dưới. Những việc giao nhận hàng hóa sẽ điều phối cho từng thành viên trong bộ phận.

3.1. Đảm nhiệm các công việc chuyên môn

Quản lý điều hành mọi hoạt động xuất nhập khẩu

Các lô hàng được vận chuyển suôn sẻ. Người trưởng phòng sẽ điều hành, phân phối công việc cho nhân viên một cách hợp lý. Chẳng hạn như làm thủ tục giấy tờ thông quan hàng hóa, đôn đốc các thành viên luôn đảm bảo các hoạt động vận chuyển xuất nhập khẩu diễn ra theo đúng kế hoạch đã đề ra. Họ cũng là người chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề phát sinh.

Ký kết hợp đồng

Trưởng phòng xuất nhập khẩu là người đại diện cho công ty ký kết hợp đồng với khách hàng. Trường hợp khách hàng là đối tác chiến lược, thì họ có nhiệm vụ gặp gỡ, thỏa thuận và ký kết hợp đồng giữa hai bên. Cũng là người chịu trách nhiệm cho bản hợp đồng đã ký.

Công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu ký kết hợp đồng với đối tác

Phân tích báo cáo tài chính và doanh thu

Những người làm tại trí này, sẽ phải cân đối ngân sách đề ra giải pháp cho hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu suất. Công việc phân tích báo cáo tài chính doanh thu của toàn phòng xuất nhập khẩu, cũng do họ tổng hợp và báo cáo cho ban lãnh đạo.

3.2. Đảm nhiệm các công việc nhân sự

Đề xuất mục tiêu và bổ sung quy định của phòng xuất nhập khẩu

Phòng xuất nhập khẩu có hoạt động chất lượng, hiệu quả hay không thì người trưởng phòng luôn vì mục tiêu chung của công ty. Đề xuất đưa ra những quy định chung nhằm thúc đẩy mục tiêu lâu dài.

Bổ sung nhân sự cho phòng xuất nhập khẩu

Cơ cấu tổ chức của phòng xuất nhập khẩu có hoạt động hiệu quả hay không, người đứng đầu trong phòng ban phải biết cân đối nhân sự, điều hành công việc phù hợp cho từng thành viên. Nếu phòng xuất nhập khẩu thiếu nhân sự, họ sẽ đề xuất với cấp trên bổ sung nhân viên xuất nhập khẩu. Họ cũng là người trực tiếp phỏng vấn nhân sự và đưa ra quyết định chọn lựa người có năng lực phù hợp.

4. Trưởng phòng xuất nhập khẩu cần có những tố chất gì?

Để làm tốt vị trí trưởng phòng xuất nhập khẩu, thì yêu cầu về công việc và kỹ năng quản lý rất cao. Ngoài làm tốt về nghiệp vụ chuyên môn, thì cần có các tố chất sau mới đảm nhiệm được tại vị trí này.

• Kỹ năng quản lý nhân sự: đây là kỹ năng cốt lõi cần có của người trưởng phòng. Tất cả mọi hoạt động hay dự án đưa ra có diễn ra tốt theo đúng kế hoạch hay không, do cách quản lý điều phối nhân sự trong công ty.
• Kỹ năng quản lý thời gian: lượng công việc của trưởng phòng rất nhiều, từ việc làm chuyên môn cho đến hành chính sự. Nếu không biết cách quản lý thời gian và sắp xếp công việc thì không thể hoàn thành mục tiêu đã đề ra.

Tố chất cần có của trưởng phòng xuất nhập khẩu

• Kỹ năng giao tiếp và giải quyết vấn đề: khi xảy ra bất cứ vấn đề phát sinh nào, họ sẽ là người đưa ra phương hướng giải quyết rõ ràng, nhanh gọn.
•  Có khả năng hoạch định và lên mục tiêu: là người quản lý cần có sự quyết đoán và cân nhắc đưa ra phương án tốt nhất. Công việc này diễn ra khá thường xuyên khi ở cương vị này.
• Sử dụng tốt tin học văn phòng: Với lượng công việc lớn như vậy, họ luôn phải lên kế hoạch, tổng hợp báo cáo của thành viên trong phòng ban. Kỹ năng văn phòng là điều tất yếu không thể thiếu được.

5. Mức lương trưởng phòng xuất nhập khẩu

Theo bảng lương quy định của luật lao động Việt Nam, mức lương của trưởng phòng xuất nhập khẩu sẽ dựa vào kinh nghiệm làm việc. Thu nhập trung bình dao động từ 17-25 triệu, với 4-6 năm kinh nghiệm.

Thực tế, khi doanh nghiệp tuyển dụng, họ đã đưa ra mức lương cụ thể bảng mô tả công việc trưởng phòng xuất nhập khẩu. Nếu ứng viên nộp hồ sơ cho vị trí này có thể căn cứ vào đấy có thể deal lương phù hợp với kinh nghiệm và năng lực của bản thân trong buổi phỏng vấn.

6. Cơ hội việc làm trưởng phòng xuất nhập khẩu hiện nay

Hiện nay, có rất nhiều công ty tuyển dụng vị trí này, với mức lương và đãi ngộ khác nhau. Để không bỏ lỡ việc làm trưởng phòng xuất nhập khẩu tại các doanh nghiệp lớn chuyên hoạt động trong ngành logistics. Truy cập nhanh Golden Careers – trang tuyển dụng với kho việc làm xuất nhập khẩu chất lượng, luôn được cập nhật mỗi ngày.