Cách từ chối ứng viên “ít đau thương”, tạo được thiện cảm bền lâu

Nhà tuyển dụng nào cũng hứng khởi khi được thông báo tin trúng tuyển cho những tân binh. Nhưng đối mặt với những ứng viên không đủ tiêu chuẩn thì không phải ai cũng đủ khéo léo. Vậy, làm thế nào để từ chối ứng viên một cách chuyên nghiệp, tinh tế mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp lâu dài?

1. Các cách từ chối ứng viên khéo léo và chuyên nghiệp nhất

Đầu tiên, hãy chọn lựa phương thức từ chối dành cho những ứng viên chưa đạt tiêu chuẩn công việc bên công ty bạn. Có hai cách thường được áp dụng là gửi email và gọi điện thông báo trực tiếp.

Gửi email kết hợp gọi điện từ chối ứng viên để thể hiện sự chuyên nghiệp

>>> Xem thêm Top 10 website tuyển dụng uy tín

1.1. Gửi email từ chối ứng viên chuyên nghiệp

Đây là phương pháp từ chối ứng viên được tận dụng nhiều nhất. Bạn vừa có thể cân nhắc câu chữ trước khi gửi thư đi sao cho cẩn thận và khéo léo nhất mà không sợ bị “hố” hay lỡ lời nói phải điều gì dễ gây mất lòng. Dưới đây là một số “lý do” từ chối mà bạn có thể tận dụng:

• Chúng tôi thật sự rất ấn tượng với những kỹ năng bạn có, nhưng rất tiếc là đã có một ứng cử viên khác nổi trội hơn rất nhiều. Vì thế, chúng tôi mong muốn có thể hợp tác với bạn ở một vị trí khác phù hợp hơn.
• Chúng tôi đánh giá cao sự nhiệt tình và cố gắng của bạn trong buổi phỏng vấn trước, tuy nhiên chúng tôi đã chọn được một ứng viên ấn tượng và quyết định đi tiếp với họ. Chúng tôi sẽ giữ lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có một cơ hội phù hợp hơn trong tương lai.
• Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng vị trí ABC hiện đã tìm được ứng viên phù hợp nhất. Tuy nhiên chúng tôi vẫn mong muốn được lưu lại hồ sơ của bạn và liên hệ lại với bạn trong những đợt tuyển dụng sau.

>>> Tổng hợp các Website tuyển dụng miễn phí hiệu quả nhất

1.2. Gọi điện thông báo trực tiếp

Cẩn trọng lời nói và tốt nhất là có lên kịch bản trước

Nếu như bạn tự tin vào tài ứng biến và khả năng “an ủi” của mình, thì hoàn toàn có thể gọi điện trực tiếp cho ứng viên để thông báo. Tuy nhiên, sau đó bạn vẫn cần gửi một email xác nhận để ứng viên chắc chắn rằng họ nên thôi “nuôi hy vọng”.

Khi gọi điện trực tiếp cho ứng viên, bạn hãy chú ý cẩn thận lời nói và tạo ra sự gần gũi, thân mật nhất có thể. Thay vì xưng là “chúng tôi”, hãy dùng ngôi xưng “tôi” để cá nhân hóa cuộc trò chuyện.

2. Lưu ý khi từ chối để tránh gây “sát thương” cho ứng viên

Làm thế nào để công cuộc từ chối ứng viên trở nên dễ thở hơn? Sau đây là 5 lưu ý nhất định bạn phải nhớ khi chào tạm biệt các ứng viên không phù hợp với yêu cầu công việc bên mình.

>>> Tuyển dụng việc làm Nhân viên xuất nhập khẩu tiếng Trung

2.1. Nên từ chối ứng viên sớm nhất có thể

Sau khi phỏng vấn xong, ứng viên luôn mong đợi câu trả lời từ nhà tuyển dụng. Không ai muốn phải chờ đợi dài cả tuần lễ, cả nửa tháng hay cả tháng trời rồi mới nhận về câu từ chối. Bởi vì thời gian đối với họ vô cùng quan trọng. Nếu bạn từ chối họ sớm, họ sẽ có thêm cơ hội để tìm đến những doanh nghiệp khác. Như vậy, ứng viên càng đánh giá cao sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp bạn hơn.

Những kinh nghiệm từ chối ứng viên đáng lưu ý

2.2. Cá nhân hóa cuộc trò chuyện để tạo sự thân mật

Khi bạn cá nhân hóa cuộc trò chuyện, ứng viên sẽ cảm nhận được sự chân thật. Họ sẽ không cảm thấy bị “át vía” hay cảm thấy bản thân kém cỏi sau khi bị từ chối. Đồng thời, hãy thể hiện sự lịch sự khi từ chối ứng viên, vì dù sao bạn cũng đang thông báo với họ một tin xấu.

2.3. Luôn giữ mọi thứ ngắn gọn và súc tích

Giải thích lý do ứng viên bị từ chối là đúng, trong trường hợp bạn có thể giúp họ cải thiện chất lượng của buổi phỏng vấn trong các đợt ứng tuyển sau. Tuy nhiên, đừng kéo dài hay lãng phí thời gian của ứng viên vì khi nhận được tin xấu thì họ cũng chẳng còn tâm trí nào mà nghe thêm điều gì nữa.

>>> Tuyển dụng việc làm Nhân viên xuất nhập khẩu tiếng Anh

2.4. Đảm bảo sự trung thực và chân thành

Nếu như bạn nhận thấy sự thể hiện của ứng viên thực sự kém cỏi và không có điểm tích cực nào, vậy thì đừng cố khen ngợi hay nói những lời có cánh với ứng viên. Tốt nhất là bạn hãy bỏ qua những lời khen và chỉ đơn giản là thông báo cho ứng viên biết họ đã trượt mà thôi. Đừng để cho ứng viên kỳ vọng hay có những hy vọng hão huyền.

2.5. Luôn tạo cơ hội để kết nối lại với ứng viên sau này

Nếu thực sự nhận thấy tiềm năng của nhân sự đối với các vị trí của doanh nghiệp trong tương lai, bạn hãy bày tỏ với ứng viên ý muốn giữ liên lạc lâu dài. Bạn có thể yêu cầu kết nối với họ qua các mạng xã hội để có thể tuyển dụng lại trong tương lai.

Từ chối ứng viên không phải là một điều thoải mái và dễ dàng gì. Nhưng đây là điều không thể tránh khỏi trong bất cứ công cuộc tuyển dụng nào của doanh nghiệp. Vì thế, hãy có sự chuẩn bị tốt nhất để gửi lời từ chối chuyên nghiệp và khéo léo nhất đến các ứng cử viên chưa đạt yêu cầu nhé!

>>> Xem thêm Tuyển dụng việc làm xuất nhập khẩu lương cao​​​​​​​