Quản lý dữ liệu ứng viên ra sao để không “đánh mất” nhân tài?

Quản lý dữ liệu ứng viên ra sao để không “đánh mất” nhân tài?

25/11/2021 Lượt xem 19

Quản lý dữ liệu ứng viên là bước quan trọng và cấp thiết để các HR luôn nắm rõ thông tin người ứng tuyển, dễ dàng truy xuất khi cần và chọn lọc ra nhân sự phù hợp nhất để hợp tác lâu dài. Vậy, làm sao để quản lý được kho dữ liệu này? Các HR hãy cùng Golden Careers tìm hiểu qua bài viết sau!

1. Phương pháp quản lý dữ liệu ứng viên dễ truy xuất nhất

Hiện nay, có hai phương pháp quản trị và truy xuất dữ liệu nhân sự thông minh nhất là Excel/Google Sheet và các phần mềm quản lý hỗ trợ.

Quản lý dữ liệu ứng viên

Công cụ hỗ trợ quản lý dữ liệu ứng viên thông minh, tiện lợi

1.1. Sử dụng Excel/Google Sheet

Đây là phương án xử lý dữ liệu ứng viên được áp dụng rộng rãi nhờ tính chính xác, an toàn và bảo mật cao. Thông thường, các doanh nghiệp không thường xuyên tuyển dụng nội bộ sẽ áp dụng phương pháp này nhờ khả năng nhập/xuất thông tin nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí. Các trường thông tin và dữ liệu cũng được tùy biến thoải mái. Với cách này, các HR chủ động hơn trong việc nắm bắt thông tin ứng viên.

1.2. Sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ

Đối với các doanh nghiệp thường xuyên tuyển dụng nội bộ hoặc thường xuyên phải tuyển số lượng nhân sự lớn thì sẽ mua phần mềm quản lý hồ sơ ở ngoài. Các phần mềm được lập trình sẵn nên không tốn nhiều thời gian để thao tác, lại có thể lập luôn kế hoạch sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn, test tuyển đầu vào,... Nhờ vậy, doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quản lý dữ liệu ứng viên.

2. Lưu ý những thông tin cần nhập làm dữ liệu ứng viên

Cho dù áp dụng phương pháp quản trị nào thì nhà tuyển dụng cũng cần lưu ý những trường thông tin này khi nhập dữ liệu ứng viên:

Quản lý dữ liệu ứng viên

Chú ý các trường thông tin cần nhập làm dữ liệu đánh giá và truy xuất thông tin ứng viên sau này

  • Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ nơi ở, số điện thoại, địa chỉ email, hình ảnh của ứng viên,…
  • Trình độ học vấn: Bằng cấp, chứng chỉ (cụ thể trường lớp cấp bằng, điểm số học phần, xếp loại,…)
  • Trình độ chuyên môn: Công ty làm việc cũ, thành tích đạt được, nhiệm vụ đã đảm nhận, các dự án nổi trội, thời gian làm việc,...
  • Số năm kinh nghiệm: Cụ thể số năm cho từng ngành nghề, lĩnh vực.
  • Thời gian ứng tuyển: Ứng tuyển vào ngày tháng năm nào.
  • Nguồn cung cấp ứng viên đó: Mạng xã hội, website tuyển dụng trung gian, website tuyển dụng nội bộ,...
  • Vị trí ứng tuyển: Ứng tuyển vào 1 hay nhiều vị trí trong doanh nghiệp.
  • Ưu điểm vượt trội: Những đánh giá khách quan thông qua thông tin trên CV, thư xin việc hay gọi điện trao đổi trực tiếp.
  • Khuyết điểm cần khắc phục: Những đánh giá khách quan thông qua thông tin trên CV, thư xin việc hay gọi điện trao đổi trực tiếp.
  • Thang điểm đánh giá: Lý do ứng viên chưa trúng tuyển.

Ngoài các thông tin trên, tùy thuộc vào yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp mà HR có thể điều chỉnh hoặc bổ sung các dữ liệu cần thiết.

3. Mẫu quản lý dữ liệu ứng viên hữu ích

Sau đây, Golden Careers sẽ chia sẻ đến bạn một số mẫu quản lý dữ liệu ứng viên dựa trên các trường thông tin đã liệt kê.

Quản lý dữ liệu ứng viên

Mẫu dữ liệu ứng viên thu thập trên Excel/Google Sheet

Quản lý dữ liệu ứng viên

Kết quả đánh giá ứng viên sau khi truy xuất từ bảng phân tích dữ liệu

4. Sử dụng dịch vụ đăng tin tại Golden Careers để được hỗ trợ sàng lọc hồ sơ ứng viên nhanh chóng

Ngoài các phương pháp nhập dữ liệu ứng viên kể trên, để tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí tuyển dụng, các HR có thể tham khảo dịch vụ đăng tin tại Golden Careers.

Không chỉ hỗ trợ đăng tin tuyển dụng lên website và các trang mạng xã hội liên quan, đội ngũ nhân sự của Golden Careers sẽ giúp bạn theo sát ứng viên và kết nối ứng viên đến với doanh nghiệp trong thời gian ngắn nhất. Đồng thời, chúng tôi cũng có dịch vụ sàng lọc hồ sơ ứng viên, giúp doanh nghiệp bạn chọn lọc ra ứng viên phù hợp nhất, chất lượng nhất.

>> Xem thêm: Tất tần tật về sàng lọc hồ sơ ứng viên trong kỷ nguyên HR 4.0

Kể cả những ứng viên đã tham gia phỏng vấn mà không đủ điều kiện để hợp tác với doanh nghiệp, chúng tôi cũng sẽ lưu thông tin lại. Phía doanh nghiệp hoàn toàn có thể tuyển dụng lại vào thời điểm khác mà không tốn chút thời gian công sức nào.

Để được tư vấn rõ hơn về dịch vụ tuyển dụng và quản lý dữ liệu ứng viên của chúng tôi, nhà tuyển dụng vui lòng liên hệ với Golden Careers qua số hotline 0866.21.0618 nhé! Chắc chắn rằng với sự hỗ trợ của Golden Careers, doanh nghiệp bạn sẽ luôn tuyển dụng được nhân sự chất lượng bất kể là vào thời điểm nào.