Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh làm gì, ở đâu?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh cần đảm nhiệm những công việc gì trong doanh nghiệp? Yêu cầu tiếng Anh đối với vị trí này có quá cao không? Xin việc nhân viên chứng từ có khó không? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp từ a-z.

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh làm những công việc gì?

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu trong tiếng Anh được gọi là Documentation Staff, viết tắt là Docs. Đúng như cái tên, nhân viên chứng từ sẽ phải làm việc với các loại hồ sơ, chứng từ trong giao dịch quốc tế. Đây là một mắt xích vô cùng quan trọng trong bất cứ khâu xuất nhập khẩu hàng hóa nào. Cụ thế, nhân viên chứng từ cần thực hiện các công việc:

Mô tả công việc nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

• Làm việc với khách hàng/đối tác: Liên lạc với các khách hàng hoặc nhà cung cấp quốc tế để thỏa thuận về các điều khoản thương mại Incoterms, hướng đến ký kết hợp đồng kinh doanh với họ.
• Giải quyết các công việc điều phối giao nhận: Xử lý các vấn đề tiền cước, bảo hiểm giao hàng, điều phối nhận hàng, xuất hàng hóa theo đúng hợp đồng đã ký với khách hàng hoặc đối tác quốc tế.
• Thực hiện và lưu trữ các bộ chứng từ, hồ sơ trong xuất nhập khẩu: Hoàn thiện bộ chứng từ xuất nhập khẩu, bao gồm các chứng từ trong vận chuyển, thủ tục giao hàng, thanh toán và kê khai hàng hóa packing list.
• Giám sát toàn bộ quá trình xuất nhập khẩu: Theo dõi toàn bộ các hợp đồng cho đến khi xuất/nhập hàng xong hoàn toàn, nhằm bảo vệ quyền lợi cho cả hai bên và xử lý kịp thời các sự cố phát sinh.
• Làm việc với bên vận chuyển dịch vụ: Liên hệ với các nhà xe để lên kế hoạch bốc xếp lô hàng, hoặc liên hệ với hãng tàu để làm các dịch vụ vận chuyển hàng hóa.

Và còn rất nhiều đầu việc theo chuyên môn khác mà khi học các kiến thức về nghiệp vụ xuất nhập khẩu bạn sẽ được biết rất rõ.

>>> Tuyển dụng Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu lương cao

>> Xem thêm: Tổng quát về nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

2. Nhân viên chứng từ tiếng Anh làm việc ở đâu?

Nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa với quốc tế càng ngày càng tăng nên nhu cầu tuyển dụng nhân viên chứng từ cũng tăng cao

Có 3 đơn vị chính sẽ tuyển dụng các nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh, đó là:

• Các công ty xuất nhập khẩu: Cần thực hiện rất nhiều đầu việc liên quan trực tiếp đến chứng từ để xuất khẩu hàng hóa đi mà không gặp phải bất cứ trở ngại nào.
• Các công ty forwarder/logistics: Cần thường xuyên làm việc với đại lý hải quan, do khối lượng công việc nhiều và phải phục vụ khối lượng lớn khách hàng.
• Các hãng vận tải, hãng tàu: Cần thường xuyên nhập liệu thông tin vào hệ thống để làm bill.

Ở Việt Nam thì cả 3 nhóm doanh nghiệp này đều tuyển dụng rất nhiều nhân viên chứng từ. Đặc biệt là các công ty forwarder/logistics, đơn vị trung gian giúp giao vận hàng hóa đi về cho các cá nhân/đơn vị có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa với quốc tế.

Có thể thấy, khi làm việc cho mỗi một đơn vị, doanh nghiệp, nhân viên chứng từ sẽ cần làm những công việc khác nhau. Tuy nhiên nhìn tổng quát thì nhiệm vụ chính của vị trí này vẫn là xử lý các hồ sơ, chứng từ, phục vụ quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.

>>> Xem thêm Tuyển dụng việc làm xuất nhập khẩu lương cao

3. Vị trí chứng từ có tiếng Anh yêu cầu khác gì với không có tiếng Anh?

Thực tế, đã làm trong ngành xuất nhập khẩu thì luôn luôn yêu cầu phải có ngoại ngữ, ít nhất là tiếng Anh. Chứ không phải chỉ có vị trí nhân viên chứng từ mới yêu cầu tiếng Anh.

Nhất là khi, việc làm của nhân viên chứng từ là xử lý các hồ sơ phục vụ xuất nhập khẩu, mà các hồ sơ này đều phải làm theo chuẩn quốc tế bằng tiếng Anh. Chính vì thế, nếu bạn nhìn thấy các tin tuyển dụng chứng từ xnk, kể cả không ghi yêu cầu có tiếng Anh thì cũng cứ ngầm hiểu rằng công việc này phải có tiếng Anh hỗ trợ.

>> Xem ngay danh sách các việc làm chứng từ xuất nhập khẩu mới nhất toàn quốc

4. Làm thế nào để trở thành một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu?

Để trở thành một nhân viên chứng từ, bạn cần phải đáp ứng những yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm làm việc và kiến thức ngành nghề như sau:

Yêu cầu đối với nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh

• Kiến thức chuyên môn

Đây là vị trí yêu cầu sự chính xác tuyệt đối trong phân phối và lưu trữ các loại giấy tờ, chứng từ, hồ sơ,... Vì thế, nhân sự tuyển dụng yêu cầu vị trí chứng từ cần phải có kiến thức chuyên môn về ngành xuất nhập khẩu.

Nếu bạn không học đúng ngành như kinh tế đối ngoại, kinh tế quốc tế hay logistics,... thì bạn cần phải bổ sung những kiến thức nghiệp vụ ngay bằng cách: Tham gia các chương trình học cấp bằng xuất nhập khẩu, đọc nhiều tài liệu nghiệp vụ xuất nhập khẩu,...

• Kinh nghiệm làm việc

Nếu bạn từng làm các vị trí khác trong ngành xuất nhập khẩu như nhân viên kinh doanh, nhân viên thanh toán, kế toán xuất nhập khẩu,... Vậy thì bạn hoàn toàn có thể nhảy ngang sang nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh dễ dàng mà không gặp nhiều khó khăn.

Nhưng nếu bạn chưa từng làm việc ngành xuất nhập khẩu bao giờ thì hãy chịu khó bắt đầu từ những vị trí thấp nhất. Từ thực tập sinh, học việc rồi sẽ lên nhân viên chính thức. Chỉ cần bạn cố gắng, nỗ lực thì hoàn toàn có thể làm quen với nghề này trong thời gian ngắn.

• Những kỹ năng cần thiết

Quan trọng hơn cả kinh nghiệm làm việc và kiến thức chuyên môn chính là những kỹ năng phục vụ tốt cho công việc của bạn. Ở vị trí nhân viên chứng từ, bạn cần có kỹ năng tin học văn phòng tốt, tiếng Anh là không thể thiếu, và một tinh thần cầu thị tuyệt đối.

Khi làm việc ở vị trí này, bạn sẽ học hỏi được rất nhiều kiến thức lý thú, nhưng cũng sẽ phải đối mặt với rất nhiều áp lực và khó khăn. Hãy luôn tự tin và lạc quan để vượt qua tất cả bạn nhé!

Trên đây là toàn bộ kiến thức cơ bản xung quanh vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu tiếng Anh, từ mô tả việc làm, địa điểm làm việc đến yêu cầu công việc. Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn có được định hướng nghề nghiệp rõ ràng hơn. Và đừng quên chuẩn bị một chiếc CV thật ấn tượng để ứng tuyển ngay vào các vị trí nv chứng từ mà Golden Careers đang cung cấp nhé!

>>> Tìm hiểu việc làm Chứng từ xuất nhập khẩu tại TPHCM