Kỹ năng giải quyết vấn đề - Áp dụng công thức 40 - 20 - 10 - 5 và 6 chiếc mũ tư duy

Trong bất kể ngành nghề và công việc nào, giải quyết vấn đề luôn là kỹ năng mềm cực kỳ hữu ích của những nhân sự chuyên nghiệp. Với kỹ năng giải quyết vấn đề, bạn có thể đối diện với tất cả tình huống bất ngờ nhất và đưa ra được giải pháp hoàn hảo nhất.

1. Chiến lược giải quyết vấn đề nhanh gọn chỉ trong 5 bước

Để giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa, nhanh chóng và chuyên nghiệp, bạn có thể thực hiện theo 5 bước cơ bản như sau:

Các bước giải quyết vấn đề trong công việc

Bước 1: Tìm hiểu nguyên nhân, nguồn gốc của vấn đề

Trước tiên, hãy tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ và thời điểm vấn đề phát sinh. Kiểm tra xem ai là đối tượng bắt nguồn vấn đề này, ai là người đẩy vấn đề lên cao trào và ai là người chịu thiệt hại khi vấn đề này xảy ra. Chỉ khi xác định đúng nguyên nhân thì mới có thể xử lý vấn đề được "một lần và mãi mãi".

Bước 2: Xem xét vấn đề trên nhiều khía cạnh

Để hiểu được chính xác mấu chốt của vấn đề, bạn cần phải mở rộng tầm nhìn của bản thân và đánh giá sự việc trên nhiều góc nhìn. Nếu chỉ nhìn trên một góc độ, xử lý chỉ một chi tiết nhỏ của sự việc thì vấn đề sẽ được giải quyết ngay nhưng về lâu dài nó sẽ tiếp tục rẽ nhánh sang nhiều hệ quả khó lường.

Bước 3: Lựa chọn giải pháp phù hợp

Sau khi đã xem xét hết mọi khía cạnh của vấn đề và dự đoán cả những kết quả có thể xảy ra, hãy chọn lựa giải pháp phù hợp nhất. Giải pháp sai lầm sẽ khiến sự việc rơi vào bế tắc. Vì thế, hãy hội ý với mọi người và chọn ra hướng xử lý an toàn, ổn thỏa nhất.

Bước 4: Thực hiện giải pháp đó

Càng giải quyết sớm thì vấn đề càng mau chóng được khép lại. Bạn đừng chần chừ mà hãy tiến hành xử lý sự cố ngay khi đã có giải pháp. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng khi xử lý sự việc trực tiếp thì không thể tránh khỏi những tình huống phát sinh khác. Vì thế, bạn cũng cần dự tính cả những hệ quả tiêu cực của nó để có thế chủ động đối phó.

Bước 5: Đánh giá kết quả của giải pháp

Sau khi đã thực hiện 4 bước trên thì giờ là lúc bạn cần lật ngược lại vấn đề để đánh giá mức độ hiệu quả của giải pháp. Đây chính là lúc bạn tổng hợp lại toàn bộ quá trình và rút ra bài học, kinh nghiệm để hành động tốt hơn ở những lần sau, tránh lặp lại sự cố tương tự thêm lần nữa.

>> Xem thêm: 5 Bước giải quyết xung đột nơi công sở “một lần và mãi mãi”!

2. Áp dụng công thức 40 - 20 - 10 - 5 trong giải quyết vấn đề

Tận dụng công thức 40 - 20 - 10 - 5 trong kỹ năng giải quyết vấn đề

Có thể thấy, việc hóa giải vấn đề cũng cần có kỹ năng và quy luật cụ thể. Trong công việc, không hề có chỗ cho sự cảm tính mà mọi việc đều cần được nhìn nhận một cách khách quan dựa trên nền tư duy. Bên cạnh 5 bước giải quyết vấn đề kể trên, Golden Careers còn muốn chia sẻ đến bạn một công thức hữu hiệu cho quy trình xử lý vấn đề: 40 - 20 - 10 - 5.

40 - 20 - 10 - 5 là một loại nguyên tắc xử lý vấn đề rất hay ho, có nghĩa là: Trước một vấn đề, hãy trình bày nguyên nhân của chúng trong khoảng 40 từ, sau đó rút gọn còn 20 từ, tiếp đến là 10 và cuối cùng là 5 từ. Như vậy, vấn đề sẽ được trình bày một cách súc tích, ngắn gọn và đầy đủ nhất, hoàn toàn có thể gợi ý hướng giải quyết hữu ích nhất cho bạn. 

Ví dụ: “Khách hàng đang làm ầm lên vì chất lượng dịch vụ quá kém, gây thiệt hại cho công việc của họ và làm tốn kém chi phí của họ” -> “Nhận lỗi, hoàn chi phí”.

3. Rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề với 6 chiếc mũ tư duy

Cùng 6 chiếc mũ tư duy trong xử lý sự cố

Ngoài phương pháp trên, bạn cũng nên rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề của mình dựa trên quy luật “6 chiếc mũ tư duy” mà chuyên gia tâm lý học Edward de Bono đã từng viết trong cuốn sách cùng tên của mình. 6 chiếc mũ tư duy với 6 màu sắc riêng biệt là ẩn dụ của tư duy tranh luận trong giải quyết vấn đề.

• Mũ trắng: Thể hiện dữ liệu chính xác mang tính khách quan, miêu tả rõ ràng những gì đang diễn ra và cần bàn bạc. Khi sở hữu chiếc mũ trắng, bạn đang giữ vai trò trung tập trước mọi vấn đề phát sinh.
• Mũ đỏ: Thể hiện thiên hướng cảm xúc cá nhân và những linh cảm. Dù linh cảm không phải lúc nào cũng đúng nhưng nó vẫn có lúc hữu ích. Nếu có chiếc mũ này, bạn là người thường xuyên giải quyết vấn đề dựa trên linh cảm của mình.
• Mũ đen: Thể hiện cho sự cảnh giác và thận trọng, được tạo ra từ lối tư duy phê phán thường thấy của các nhà lãnh đạo. Nếu có chiếc mũ này, bạn là người lãnh đạo và phải đưa ra quyết định giải quyết vấn đề một cách thận trọng.
• Mũ vàng: Thể hiện sự lạc quan, cho thấy giá trị tươi đẹp của sự việc trên thực tế, giúp bạn chỉ ra những giá trị cần được khai thác tối ưu từ sự việc xảy ra.
• Mũ xanh lá cây: Thể hiện sự sáng tạo với năng lượng dồi dào, tượng trưng cho người luôn tìm kiếm ý tưởng mới, vượt qua những khuôn mẫu sẵn có. Bạn cần có chiếc mũ này để tư duy đa chiều và có nhiều giải pháp khác nhau cho một vấn đề.
• Xanh da trời: Đây là chiếc mũ cuối cùng, tượng trưng cho sự thông thái, giúp bạn nhìn nhận lại cả quá trình tư duy một cách thông suốt và đưa ra kết luận cuối cùng.

Với 6 chiếc mũ tư duy, bạn có thể nhận diện và giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, hiệu quả và năng suất hơn rất nhiều. Đương nhiên chúng ta chỉ có thể vận dụng được cùng lắm là 2 lối tư duy cùng lúc, gọi là tư duy song song, tách biệt hai bản ngã trong cùng một con người.

Rèn luyện kỹ năng giải quyết vấn đề là yếu tố quan trọng giúp bạn đối phó được mọi sự cố phát sinh trong công việc. Áp dụng quy luật 40 - 20 - 10 - 5 và 6 chiếc mũ tư duy sẽ giúp bạn có phương án giải quyết sự cố hiệu quả và năng suất nhất.