Bạn đã biết Invoice trong xuất nhập khẩu là gì?

Invoice một cụm từ thông dụng được sử dụng nhiều trong kinh doanh và buôn bán xuất nhập khẩu. Vậy theo các bạn invoice là gì? Invoice trong xuất nhập khẩu có vai trò như thế nào? Bài viết dưới đây Golden Careers sẽ cung cấp đầy đủ thông tin liên quan về invoice nhé.

Invoice là gì? Tại sao cần có invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice hay còn được gọi là hóa đơn thương mại. Đây là một trong những chứng từ quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế. Là một văn bản pháp lý do bên bán (xuất khẩu) cung cấp cho bên mua (nhập khẩu). Được sử dụng như bản hợp đồng và bằng chứng mua hàng hai bên.

Trên bản hóa đơn thương mại ghi rõ thông tin về hàng hóa, số lượng và giá cả. Đặc biệt. Invoice là hóa đơn dùng trong việc thanh toán, đóng thuế và khai báo hải quan. Thường được phân chia thành bản chính và bản sao.

Invoice là gì

Trước khi hoàn tất thủ tục giao dịch, thì nội dung trong hóa đơn đã được hai bên thỏa thuận. Chẳng hạn như quyền lợi, chất lượng sản phẩm, khiếu nại, dịch vụ và các chế độ bảo hành.

Trong nội dung hóa đơn sẽ chứa các thông tin cơ bản sau:

·        Có số và ngày lập hóa đơn

·        Thông tin và địa chỉ bên bán và bên mua

·        Mô tả sản phẩm gồm số lượng, giá cả

·        Điều kiện giao hàng và thanh toán

·        Tên đơn vị vận chuyển và số chuyến

·        Thông tin cảng xếp, dỡ hàng

Chú ý: Đây chỉ là các thông tin cơ bản phải có trên invoice. Nội dung trên invoice có thể thay đổi phù hợp với nhu cầu của mình.

Tại sao invoice trong xuất nhập khẩu lại quan trọng?

Hóa đơn thương mại lập ra với mục đích, làm chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. Chủ yếu là xác nhận thủ tục giữa hai bên. Người bán cung cấp đủ số hàng cho người mua, và người mua phải thanh toán đủ số tiền được ghi trên invoice.

Ivoice là một loại chứng từ để tính thuế xuất nhập khẩu tại cơ quan hải quan. Hơn nữa dùng làm căn cứ để áp thuế, lên những khoản phụ phí đi cùng hàng hóa. Theo điều khoản và quy định thương mại quốc tế. Có thể dùng làm chứng nhận xuất xứ hàng hóa để xin ưu đãi thuế ở nước nhập khẩu, theo hiệp định giữa hai quốc gia có người mua và người bán. Hóa đơn thương mại được doanh nghiệp trình lên cho Bộ công thương nước xuất khẩu.

Invoice không thể thiếu với ngân hàng nếu hàng hóa được thanh toán qua L/C (Letter of Credit – thư ứng dụng).

Có thể thấy rằng hóa đơn thương mại là một chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng. Vì nó là tài liệu quan trọng chứa các thông tin cần thiết cho việc chuẩn bị các chứng từ khác.

Các loại invoice xuất nhập khẩu hiện nay

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Đây là loại hóa đơn bên bán sẽ gửi cho bên mua cùng với các loại chứng từ khác. Để bên mua sẽ thanh toán. Hóa đơn thương mại rất quan trọng trong giao dịch quốc tế. Bên cạnh đó, dùng để làm căn cứ thuế đối với các khoản phụ phí đi kèm theo điều khoản và quy định quốc tế.

Mẫu invoice trong xuất nhập khẩu

Hơn nữa nếu thanh toán qua L/C ( Letter of Credit – thư tín dụng) ngân hàng sẽ yêu cầu có hóa đơn thương mại.

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn. Nhưng không giống hóa đơn Invoice, nó dùng để để làm chứng từ khai hải quan, thủ tục xuất nhập khẩu. Ngoài ra, dùng để xin giấy phép xuất khẩu và giấy phép ngoại tệ.

Các loại invoice trong xuất nhập khẩu

Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Hóa đơn tạm thời được được gửi cùng với hóa hóa. Và trong hóa đơn ghi rõ thông tin về hàng hóa như số lượng, giá cả, chất lượng hàng hóa. Trong thời gian chờ hóa đơn chính thức

Các trường hợp dùng hóa đơn tạm thời để thanh toán:

·        Giao hàng thành công và người bán thu mua tiền ngay

·        Lô hàng được chia làm nhiều lần gửi. Và người ta sẽ dùng hóa đơn này để thanh toán các lần sau.

·        Sau khi giao hàng thành công, giá của đơn hàng sẽ được xác định tại thời điểm đó

Hóa đơn chính thức (Final Invoice)

Là loại hóa đơn cuối cùng gửi cho người mua để thanh toán tiền hàng. Trong hóa đơn chính thức có ghi rõ thông tin về sản phẩm, các dịch vụ cung cấp, chi phí, thời gian thanh toán và hình thức thanh toán.

Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)

Dùng để xác nhận về xuất xứ hàng hóa và có chữ ký cùa phòng thương mại và công nghiệp. Nó cũng có thể dùng như một loại chứng từ xác nhận nơi xuất xứ.

Hóa đơn hải quan (Customs Invoice)

Dùng để tính giá trị hàng hóa và các khoản thuế của hải quan.

Hóa đơn tập trung (Neutral Invoice)

Áp dụng cho trường hợp buôn bán thông qua trung gian hay tạm xuất nhập khẩu. Khi người bán hàng không muốn đứng tên trên hóa đơn. Và họ sẽ dùng hóa đơn do người khác ký phát chứ không phải người bán hàng.

Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

Hóa đơn này có dấu xác nhận của lãnh sự quốc gia bên mua, đang làm việc tại nước người bán. Hóa đơn lãnh sự có thể thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ.

 Lưu ý các lỗi sau khi lập hóa đơn thương mại

Để làm invoice chuẩn xác, bạn nên chú ý các lỗi thường gặp sau.

·       Không ghi điều kiện giao hàng như cảng xuất (FOB) và cảng nhập (CIF)

·       Hàng xuất khẩu để bán nhưng lại ghi theo giá FOB mà không ghi đơn giá giao hàng (CIF)

·       Trên hóa đơn chỉ có giá thực thu mà không có giá tiền chiết khấu thương mại. Mà trong khi bên bán có chiết khấu thương mại.

·       Phần mô tả hàng hóa không rõ ràng, nội dung thông tin thỏa thuận hai bên thiếu sót.

Bài viết trên đây Golden Careers chia sẻ cho các bạn một số kiến thức invoice trong xuất nhập khẩu là gì. Nếu bạn đang muốn tìm kiếm việc làm về xuất nhập khẩu có thể tham khảo những thông tin tuyển dụng tại Golden Careers.